- Medex Kurumsal
- 31 Mar
- 5 dakikada okunur
Güncelleme tarihi: 4 gün önce
1- Ana Sayfa
Ürün Takip Sistemi'ne (ÜTS) giriş yapmak için https://utsuygulama.saglik.gov.tr/UTS/ adresine erişilir.
ÜTS kullanıcı hesabı bulunmuyorsa ya da yeni firma/kurum başvurusu yapmak isteniyorsa, BAŞVURU düğmesine tıklanır. E-İmza, E-Devlet ya da Mobil İmza yöntemlerinden biri kullanılarak Sisteme giriş yapılır.
ÜTS'de kayıtlı bir kullanıcı hesabı varsa, GİRİŞ düğmesine tıklanır. E-İmza, E-Devlet ya da Mobil İmza yöntemlerinden biri kullanılarak Sisteme giriş yapılır.
BİLGİ BANKASI düğmesine tıklandığında ise ÜTS'de kayıtlı ürün, firma bilgisi sorgulama işlemini gerçekleştirebilirsiniz.
Ürün Takip Sistemi'ne (ÜTS) giriş yapıldığında, kullanıcının rol ve yetkilerine göre Ana Sayfa'da yer alan menüler ve alanlar değişkenlik gösterebilir.
Ana Sayfa'da sol tarafta bulunan ana menüde Sistem içerisinde yapılabilecek tüm işlemler kullanıcının yetkisine göre listelenmektedir.
Ana Sayfa'da sağ üst köşede kurum/firma bilgileri ve kullanıcı bilgileri yer almaktadır. Kurum ve kullanıcı ile ilgili işlemleri, kılavuzun Kurum, Kullanıcı ve Yetki Yönetimi Modülleri bölümünde detaylı olarak anlatılmıştır.
Ana Sayfa'da orta kısımda Görevler ve Kısayollar alanları bulunmaktadır.
Görevler, kullanıcının sistem üzerinde yapması gereken süreli işlemleri ifade etmektedir(Örn. kullanıcı onayı bekleyen başvurular vb.). Kullanıcı ilgili göreve tıklayarak işlemigerçekleştirebileceği yazılım ekranına erişebilir. Görevler, her gece sistem tarafındanotomatik olarak hesaplanarak Ana Sayfa'da listelenmektedir.
Kısayollar, Sistem'de sıkça kullanılan işlemlere hızlıca ulaşılması amacıyla temelişlemlere yönelik bağlantıların yer aldığı alandır.
2- Kurum, Kullanıcı ve Yetki Yönetimi Modülleri
Bu bölümde, Ürün Takip Sistemi (ÜTS) kapsamında geliştirilen Kurum, Kullanıcı ve Yetki Yönetimi Modülleri'nin kullanımı anlatılmaktadır.
2.1 Kurum Yönetimi
Kurum Yönetimi, firma ya da kurumların Ürün Takip Sistemi'ne eklenmesine ve bilgilerinin güncellenmesine yönelik, Sistem üzerinden gerçekleştirilecek işlemleri kapsamaktadır.
2.1.1 Firma Başvurusu İşlemleri
ÜTS'de kayıtlı olmayan firma ya da kurumlar, ÜTS BAŞVURU uygulaması üzerinden firma/ kurum kayıtlarını gerçekleştirebilir. Firmalar MERSİS veya VEDOP numarası ile sisteme eklenebilir. Ayrıca Tıbbi cihaz firmaları ÇKYS numaraları ile ruhsat bilgilerini de firmalarına ekleyebilirler.
Kozmetik firma başvurularının tamamlanması için ÜTS üzerinden yapılacak başvurudan sonra belgelerin EBS (Elektronik Belge Sistemi) üzerinden de TİTCK'ya iletilmesi ve firma kaydının TİTCK tarafından onaylanması gerekmektedir.
Tıbbi cihaz firma başvuruları için ise TİTCK'ya herhangi bir matbu belge gönderilmesi gerekmemektedir. ÜTS üzerindeki işlemler tamamlandığında otomatik olarak firma hesabı Sistem'de tanımlanmaktadır.
2.1.1.1 Tıbbi Cihaz Firması Başvuru İşlemleri
Tıbbi cihaz firma başvuruları firmanın imza yetkilisi tarafından yapılabilir. Firmanın ya da kurumun birden fazla imza yetkilisi varsa sadece birinin başvuru işlemini gerçekleştirmesi yeterli olacaktır.
Sisteme yeni bir tıbbi cihaz firma kaydı eklemek için ÜTS BAŞVURU uygulamasına e-imza, e- Devlet şifresi veya mobil imza ile giriş yapılır. Sistem'e yapılan girişin ardından Firma Başvurularım Ekranı görüntülenir.
Ekranın üst kısmında yer alan Yeni Başvuru düğmesine tıklanarak açılan listeden Tıbbi Cihaz Firması düğmesine tıklanır. Tıbbi Cihaz Firma Başvurusu Ekle penceresi görüntülenir.
Faaliyet Alan Tipi alanından firmanın faaliyet alanı seçilir. Firmanın faaliyet alanına göre doldurulması zorunlu alanlar farklılık gösterebilir.
Bir firma kaydı yapılırken ilgili firmanın sadece bir faaliyet alanına yönelik kayıt işlemi yapılmaktadır. Farklı alanlarda faaliyet gösteren firmalar her faaliyet alanı tipi için ayrı bir başvuru yapmalı ve ÜTS hesabı oluşturmalıdır.
Eklenecek firmanın türü seçilerek dış sistemden getirilecek bilgileri için gerekli numarası girilir. Firma MERSİS'e kayıtlı ise firma türü olarak "MERSİS Kaydı Olan Firma" seçeneği tıklanır ve açılan satıra MERSİS numarası girilir. MERSİS'ten Getir düğmesine tıklanarak firma bilgileri görüntülenir.
Firma Türü "Adi Ortaklık Firması" olarak seçildiğinde ise açılan satıra Vergi Numarası girilir.
VEDOP'tan Getir düğmesine tıklanarak firma bilgileri görüntülenir.
Firma Türü "MERSİS Kaydı Olmayan Şahıs Firması" olarak seçildiğinde ise Sistem'e giriş yapan kullanıcının T.C. kimlik numarası ile eşleşen firma VEDOP üzerinden sorgulanır.
Tıbbi cihaz firmalarının faaliyet alanına yönelik ruhsat bilgilerini de Sistem'e girmesi gerekmektedir. Bu nedenle, firmanın Çekirdek Kaynak Yönetim Sistemi'nde (ÇKYS) kayıtlı olması ve ÇKYS numarası ile ruhsat bilgilerinin sorgulanması gerekmektedir. Firmanın ÇKYS numarası girilir ve ÇKYS'den Getir düğmesine tıklanır. Faaliyet alanına ait ruhsat bilgileri görüntülenir.
Firmanın faaliyet alanına yönelik ruhsatı bulunmuyorsa, ÇKYS Ruhsatı Var Mı? sorusu Hayır olarak işaretlenmelidir. Bu durumda, ruhsatı olmayan firmalar sadece Tıbbi Cihaz Satış, Reklam ve Tanıtım Yönetmeliği Ek-3'de belirtilen cihazlara dair ürün kaydı ve bayilik işlemlerini gerçekleştirebilirler.
Firmanın daha önceden TİTUBB kaydı bulunuyorsa paydaşlarla devamlılığının sağlanması için TİTUB Kaydı Var Mı? sorusu Evet olarak işaretlenmeli, firma tanımlayıcı numarası girilmelidir.
Tüm alanlar kontrol edildikten sonra Kaydet düğmesine tıklanır ve imza yetkilisi tarafından e-imza ile imzalanarak firma kaydı tamamlanır. Firma kaydını yapan imza yetkilisi için ÜTS kullanıcı hesabı otomatik olarak tanımlanır. İlgili imza yetkilisi ÜTS GİRİŞ uygulamasını kullanarakSistem'e giriş yapabilir, firmaya yeni kullanıcılar ekleyebilir.
2.1.1.2 Tıbbi Hizmet Sağlayıcı Başvuru İşlemleri
Ekranın üst kısmında yer alan Yeni Başvuru düğmesine tıklanarak açılan listeden Tıbbi Cihaz Firması düğmesine tıklanır. Tıbbi Hizmet Sağlayıcı Başvurusu Ekle penceresi görüntülenir.
Bir veya daha fazla hizmet türü seçilir. Daha sonraki adımlar Tıbbi Cihaz Firma Başvurusu ekle ekranı ile aynıdır.
2.1.1.3 Kozmetik Firması Başvuru İşlemleri
Sisteme yeni bir tıbbi kozmetik firma kaydı eklemek için ÜTS BAŞVURU uygulamasına e-imza,e-Devlet şifresi veya mobil imza ile giriş yapılır. Sistem'e yapılan girişin ardından FirmaBaşvurularım Ekranı görüntülenir.
Sağ üst köşede yer alan Yeni Başvuru düğmesine tıklanarak açılan listeden Kozmetik Firmasıdüğmesine tıklanır. Kozmetik Firma Başvurusu Ekle penceresi görüntülenir.
Firmanın MERSİS kaydı varsa Veri Kaynağı alanı MERSİS seçilmeli, aksi durumda VEDOPseçilmelidir. MERSİS kaydı olan bir firmanın VEDOP numarası ile başvuru yapmasına Sistem izin vermemektedir. Firma başvurusunun tamamlanabilmesi için doğru veri kaynağının seçilmesi gerekmektedir.
Firma faaliyet alanı kozmetik imalatçısı ve/veya kozmetik ithalatçısı olarak seçilir. Kullanıcının e- posta adresi girilerek bu hesaba doğrulama kodu gönderilir ve e-posta hesabı doğrulanır. Başvuru sahibine ait güncel telefon numarası girilir.
Firmaya ait imza yetkililerini eklemek için İmza Yetkilisi Ekle düğmesine tıklanır. İmza Yetkilisi Ekle penceresi görüntülenir. İmza yetkilisinin T.C. kimlik numarası girilir, Getir düğmesine tıklanır.İmza yetkilisi bilgileri MERNİS üzerinden sorgulanarak getirilir.
Ekle düğmesine tıklanarak imza yetkilisi başvuruya eklenir. Firmanın imza sirkülerinde yer alan tüm imza yetkilileri başvuruya eklenebilir.
Tüm bilgiler kontrol edildikten sonra Kaydet düğmesine tıklanır ve imza yetkilisi tarafından e- imzaile imzalanarak firma kaydı tamamlanır.
Kozmetik firma kayıt işleminin tamamlanabilmesi için; Elektronik Başvuru Sistemi (EBS) (http://ebs.titck.gov.tr) üzerinden de firma kayıt başvurusu yapılması ve imza sirküleri ile kozmetik faaliyet alanının yer aldığı ticari sicil gazetesinin matbu hallerinin standart dilekçe ekinde Kozmetik Ürünler Dairesi Elektronik Kayıt ve Bilgilendirme Birimi’ne gönderilmesi gerekmektedir.
Başvurunun MERSİS ile yapılması durumunda Sistem eklenen imza yetkililerinin firmanın imza sirkülerinde olup olmadığını kontrol etmekte, imza yetkilisi dışındaki kullanıcıların firma başvurusu yapmasına izin verilmemektedir.
2.1.1.4 Sağlık Hizmet Sunucusu Başvuru İşlemleri
Sağlık Hizmet Sunucusu başvuruları özel sağlık kuruluşlarının imza yetkilisi tarafından yapılabilir. Kurumun birden fazla imza yetkilisi varsa sadece birinin başvuru işlemini gerçekleştirmesi yeterli olacaktır.
Sisteme yeni bir sağlık hizmet sunucusu eklemek için ÜTS BAŞVURU uygulamasına e-imza, e-Devlet şifresi veya mobil imza ile giriş yapılır. Sistem'e yapılan girişin ardından Firma Başvurularım Ekranı görüntülenir.
Ekranın üst kısmında yer alan Yeni Başvuru düğmesine tıklanarak açılan listeden Sağlık Hizmet Sunucusu düğmesine tıklanır. Sağlık Hizmet Sunucu Başvurusu Ekle penceresi görüntülenir.
Açılan sayfada Faaliyet Alan Tipi ve Faaliyet Alanı sistem tarafından doldurulmuş olarak gelir.
Adi Ortaklık, MERSİS'e kayıtlı ya da MERSİS'e kayıtsız Özel sağlık kuruluşları kılavuzda yer alan Tıbbi Cihaz Firması Başvuru İşlemleri başlığında yer alan adımları izleyerek başvurularını gerçekleştirebilir.
Kamu hastanelerinin ÜTS Başvurusu yaptırmasına gerek yoktur. Kamu hastaneleri ve başhekim/başhekim yardımcıları ÇKYS üzerinden aktarılmıştır. Kamu hastaneleri ÜTS kayıtlı olma durumlarını Bilgi Bankası üzerinden kontrol edebilir.
Sağlık Hizmet Sunucusu bir Üniversite Hastanesi ise Firma Türü olarak "Üniversite Hastanesi" seçeneği tıklanır ve açılan satıra Vergi Numarası girilir. VEDOP'tan Getir düğmesine tıklanarakfirma bilgileri görüntülenir.
Üniversite hastanesinin yetkili kişisine ait imza beyannamesi veya rektör tarafından imzalı yetkili kişiyi belirten ve durumu izah eden yazı sisteme yüklenerek hastane başvurusuna eklenir.
Tüm alanlar kontrol edildikten sonra Kaydet düğmesine tıklanır ve imza yetkilisi tarafından e-imza ile imzalanarak üniversite hastanesi kaydı tamamlanır. Kaydı yapan imza yetkilisi için ÜTS kullanıcı hesabı otomatik olarak tanımlanır. İlgili imza yetkilisi ÜTS GİRİŞ uygulamasını kullanarak Sistem'e giriş yapabilir, üniversite hastanesine yeni kullanıcılar ekleyebilir.
